Hóa đơn điện tử là tập hợp thông tin và dữ liệu về giao dịch mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được khởi tạo, lập và lưu trữ trên hệ thống điện tử. Trong những năm gần đây, Chính phủ – Bộ Tài chính – Tổng cục Thuế đã ban hành nhiều nghị định, thông tư nhằm chuẩn hóa và bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử trên toàn quốc.
Kế Toán HT xin chia sẻ đầy đủ và chi tiết nhất về các quy định mới liên quan đến hóa đơn điện tử để doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt và thực hiện đúng pháp luật.
- Quy định về việc sử dụng hóa đơn điện tử
Để bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần thực hiện theo đúng quy trình sau:
Bước 1: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
- Doanh nghiệp gửi Mẫu số 01 đến Tổng cục Thuế để đăng ký.
- Khi có thay đổi thông tin, doanh nghiệp phải gửi lại Mẫu số 01 để cập nhật.
Bước 2: Lập hóa đơn có mã của cơ quan thuế
- Đăng nhập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
- Ký số trên hóa đơn để cơ quan thuế cấp mã.
Bước 3: Cấp mã và gửi hóa đơn cho người mua
- Hóa đơn được cấp mã khi đúng định dạng, đầy đủ nội dung và không thuộc trường hợp bị tạm ngừng.
- Hình thức gửi hóa đơn tùy theo thỏa thuận giữa người bán và người mua.
Thời điểm áp dụng
Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, từ 01/11/2020, toàn bộ doanh nghiệp và tổ chức kinh tế bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử.
- Các văn bản pháp lý quan trọng
- Thông tư 32/2011/TT-BTC
Quy định việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử.
- Nghị định 119/2018/NĐ-CP
Quy định việc quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử trong bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
- Thông tư 68/2019/TT-BTC
Hướng dẫn thực hiện Nghị định 119, yêu cầu doanh nghiệp phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử từ 01/11/2020.
- Điều kiện để doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp muốn khởi tạo và sử dụng hóa đơn điện tử phải đáp ứng các điều kiện sau (theo Thông tư 32/2011/TT-BTC):
- Có giao dịch điện tử với cơ quan thuế hoặc với ngân hàng.
- Có hạ tầng kỹ thuật: đường truyền, máy tính, thiết bị lưu trữ và phần mềm đáp ứng tiêu chuẩn.
- Có chữ ký điện tử hợp lệ theo quy định.
- Có phần mềm bán hàng kết nối phần mềm kế toán để dữ liệu hóa đơn tự động chuyển vào hệ thống kế toán.
- Có quy trình sao lưu – phục hồi – lưu trữ dữ liệu đảm bảo an toàn.
- Quy định về việc xuất hóa đơn kèm bảng kê
Nhiều doanh nghiệp thắc mắc:
“Hóa đơn điện tử có được xuất kèm bảng kê không?”
Câu trả lời là:
Không.
Vì hóa đơn điện tử không giới hạn số dòng, toàn bộ hàng hóa phải hiển thị trực tiếp trên hóa đơn điện tử.
Chỉ trong trường hợp hóa đơn giấy, doanh nghiệp mới được:
- Lập nhiều số hóa đơn nếu số dòng không đủ.
- Hoặc sử dụng “bảng kê” để liệt kê hàng hóa.
Theo hướng dẫn tại Công văn 820/TCT-DNL, doanh nghiệp không được:
- Xuất hóa đơn điện tử chỉ ghi tên hàng chung và kèm bảng kê giấy.
- Điều này có thể bị xử phạt 200.000 – 1.000.000 đồng và hóa đơn không hợp lệ.
- Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều loại hóa đơn không?
Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC:
Có.
Doanh nghiệp được phép sử dụng nhiều loại hóa đơn (tự in, đặt in, điện tử) nhưng:
- Mỗi lần bán hàng chỉ dùng 1 hình thức hóa đơn.
- Từng loại hóa đơn phải thông báo phát hành với cơ quan thuế.
- Dịch vụ hóa đơn điện tử – Kế Toán HT
Với hơn 19 năm kinh nghiệm trong ngành kế toán – thuế tại TP.HCM, Kế Toán HT là đơn vị uy tín cung cấp:
6.1. Dịch vụ kế toán – thuế
- Kiểm tra chứng từ, tư vấn hợp lệ – hợp pháp hóa đơn.
- Lập báo cáo thuế GTGT, TNDN, TNCN.
- Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.
- Hạch toán sổ sách kế toán.
- Lập báo cáo tài chính – quyết toán thuế.
6.2. Dịch vụ hóa đơn điện tử
- Đăng ký và phát hành hóa đơn điện tử.
- Hướng dẫn sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử.
- Đồng bộ dữ liệu hóa đơn với phần mềm kế toán.
6.3. Cam kết dịch vụ
- Không phát sinh chi phí ẩn.
- Xử lý nhanh – đúng chuẩn pháp lý.
- Đại diện doanh nghiệp làm việc với cơ quan thuế.
- Đồng hành trọn đời cùng doanh nghiệp.
LIÊN HỆ KẾ TOÁN HT
📍 CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ TƯ VẤN KẾ TOÁN HT
Địa chỉ: 45/2/7 Đường Số 14, Phường Thông Tây Hội, Quận Gò Vấp, TP.HCM
📞 Hotline: 0903008969
✉️ Email: ht.dichvuketoan@gmail.com
🌐 Website: ketoanht.com